Настройка отчета

Настройка отчета


Порядок работы с отчетами


Настройка отчетов производится в диалоговых окнах.
Диалоговые окна отчетов вызываются при выборе соответствующих пунктов меню Отчеты».
Они служат для задания отчетам необходимых настроек и просмотра сформированных таблиц и диаграмм.
Формирование отчета производится при нажатии кнопки «Сформировать».


В стандартном диалоге отчета имеются следующие управляющие кнопки.




  • «Отбор» – данная кнопка управляет показом стандартных настроек отбора данных. Для каждого отчета предлагается свой список предопределенных настроек отбора, с помощью которого можно произвести быстрый отбор данных, не обращаясь к настройкам отчета.


  • «Заголовок» – данная кнопка управляет показом текста заголовка отчета. 


  • «Настройка» – при нажатии на данную кнопку открывается список дополнительных настроек, для уточнения настроек отчета: изменение группировок отчета, настройки показателей, установка дополнительного отбора данных. 

Сохранение настроек отчета производится при нажатии на кнопку   или при выборе пункта меню «Действие» - «Сохранить значения».


Настройки сохраняются индивидуально для каждого пользователя. Если установлен флаг «Сохранять автоматически», то настройка будет автоматически сохраняться после формирования отчета. В списке можно установить настройку по умолчанию, то есть ту настройку, которая будет устанавливаться при открытии отчета («Использовать при открытии»). Удаление настройки из списка производится при нажатии
на кнопку «Удалить».


Выбор настройки отчета производится при нажатии на кнопку  .
Изменить элементы настройки можно в отдельном диалоговом окне, который открывается при нажатии на кнопку «Настройка». В диалоговом окне «Настройка» содержатся необходимые элементы для задания параметров отбора и детализации данных, определения состава выходных показателей.


Глубина детализации данных отчета например, Контрагент / Договор /Сделка /Документ при необходимости детального анализа взаиморасчетов с контрагентом или Контрагент /Договор для сводного анализа задолженности определяется настройкой списка группировки данных.


Состав выводимых в отчет показателей и возможный порядок сортировки определяется настройкой списка показателей.


Критерии отбора данных для отчетов (как единичные, так и множественные отборы, накладываемые на аналитические разрезы) задаются в таблицах установки значений отбора. В отчеты можно отбирать данные по конкретным объектам (товары, контрагенты, документы и т.д.),по группам объектов, по объектам, имеющим определенные свойства (аналитические признаки).


Сформированную таблицу отчета можно распечатать, нажав на соответствующую пиктограмму печати на панели инструментов. Можно также сохранить данные, представленные в таблице в формате MS EXCEL. Для сохранения данных, необходимо в главном меню выбрать пункт меню «Файл», затем выбрать «Сохранить копию», а в окне сохранения установить тип файла «Лист Excel (*.xls)».


Данные в таблице отчета можно отредактировать, пользуясь стандартными средствами
системы 1С:Предприятие (конечно в том случае, если пользователю установлено соответствующее право на редактирование таблиц). Кроме того, из таблицы отчета можно просмотреть и отредактировать формы документов и элементов справочников, выведенных в отчет.


Данные в отчетах могут быть расшифрованы в виде более детального отчета. Так например, нажав в отчете по продажам на сумму продаж, представленную в отчете можно получить расшифровку продаж данного товара в разрезе дней, поставщиков, характеристик товаров и т.д.  


Кроме таблиц отчеты могут быть представлены в виде диаграмм. 
Диаграмма может быть построена по любому из показателей, представленных в отчете.  Диаграмма может быть построена в любом из видов, представленных в списке настроек диаграммы. При необходимости, диаграмму можно распечатать, нажав кнопку с соответствующей пиктограммой.


После формирования и просмотра отчета, можно в любой момент времени изменить параметры быстрого отбора в отчете или нажать на кнопку «Настройка», изменить параметры группировки, отбора и т. д. и сформировать новый отчет, нажав на кнопку «Сформировать».


Настройка отчетов


Параметры настроек зависят от вида отчета и от раздела учета, по которому строится отчет.
Элементы на закладке «Настройки» диалогового окна отчета можно условно разделить на следующие группы: выбор раздела учета и периода формирования отчета, определение детализации и порядка вывода данных, выбор показателей для вывода, установка значений для отбора данных в отчетах.


Выбор раздела учета и периода формирования отчета


Выбор раздела учета имеет смысл только при построении универсальных отчетов. Для типовых отчетов конфигурации выбор раздела учета предопределен самим назначением отчета.


Выбранный раздел учета определяет список возможных аналитических разрезов (далее - группировки) и ресурсов (далее – показатели), по которым может быть сформирован отчет.


В отчетах устанавливается отбор по интервалу дат, за которые формируется отчет («Период»).
При задании периода отчета удобно пользоваться кнопкой выбора периода «…«.
Эта кнопка при задании периода формирования отчета дает доступ к диалоговому окну «Настройка периода», где, кроме задания дней начала и конца периода, можно задать в качестве периода конкретный день, месяц, квартал, или задать период с начала года, квартала или месяца.


Установка группировок и показателей в отчете


Состав аналитических разрезов (группировок) и показателей, по которым строится отчет, 
зависит от вида отчета. Установка группировок производится на закладке «Основные параметры» в диалоговом окне «Настройки отчета».


В списке «Группировки строк» представлены аналитические разрезы, по которым необходимо детализировать и группировать данные отчета. Порядок вывода и группировки данных определяется порядком представления их в списке «Группировки строк».


Изменение порядка группировок в списке производится с помощью стрелок. Удаление и добавление строк в список группировок производится стандартным образом путем выбора соответствующих значений из списка группировок.


При использовании отчета типа «Кросс-таблица» в настройках отчета появляется дополнительная группировка «Группировка колонок». Группировку колонок рекомендуется делать по одному из реквизитов, иначе данные в отчете будут трудно анализировать.  


В поле «Тип итога» устанавливается вариант подведения итогов в отчете. Если установлен тип итога «Иерархия», то значения реквизитов будут отображаться в виде иерархического списка, и итоги будут считаться по каждой группе указанного реквизита. В том случае, если тип итогов установлен «Только иерархия», то в отчете будут выводиться только группы с подведением для каждой группы итогов.


При установке флага «Использовать свойства и категории» в список доступных группировок добавляются группировки по свойствам и категориям справочников и документов.


Установка флага «Выводить детальные записи» меняет сущность представления данных в отчете.
Если этот флаг не установлен, то в списке «Дополнительные поля» указываются уточняющие записи по каждому из реквизитов, указанных в списке группировки. Например, в этих полях можно указать название базовой единицы измерения по номенклатурной позиции или валюту, в которой оформлен договор с контрагентом. Эти уточняющие записи будут выводиться рядом с реквизитом или в отдельной колонке, в зависимости от установленной настройки на закладке «Дополнительно».  В том случае, если флаг «Выводить детальные записи» установлен, то в списке «Поля детальной записи» необходимо заполнить список полей, по которым необходимо вывести детальные данные.  Эти данные выводятся в списке отчета и по ним детализируются итоги по тем показателям, которые выбраны в настройках отчета. Например – это может быть характеристика товаров или документ регистрации движения товаров (документ поставки, отгрузки или оплаты в зависимости от вида отчета).    


Настройка состава и порядка выводимых показателей


Настройка состава и порядка выводимых показателей производится на закладке «Основные параметры».
Каждый отчет имеет свою предопределенную группу показателей, которые могут быть выведены и проанализированы. Причем, для различных разделов учета в одном и том же универсальном отчете состав и количество возможных к выводу показателей также может быть различным.


Поскольку большое количество выводимых одновременно показателей может существенно усложнить отчет и сделать его плохо читаемым, существует возможность для каждого случая формирования отчета отобрать для вывода только те показатели, которые будут анализироваться в данном конкретном случае.


Настройка списка выводимых показателей производится в таблице «Показатели».


В списке показателей представлены все возможные для данного отчета показатели. Добавление и удаление показателей в список производится установкой или снятием флага около показателя.


Выведенные в отчет данные (начальный / конечный остаток, приход / расход, обороты) могут быть отсортированы по показателям и по данным, представленным в отчете.




  • Порядок сортировки определяется на закладке «Дополнительно». Можно установить сортировку одновременно по нескольким показателям отчета и по данным, представленным в отчете. Сортировка будет производиться сначала по первому указанному показателю, а потом по последующим показателям.


  • Раскрашивать измерения – при установке флага выведенные в отчет группировки будут выделяться другим цветом.


  • Выводить дополнительные поля в отдельной колонке – при установке флага указанные
    на закладке «Основные параметры» дополнительные поля будут выводиться в отдельной колонке.


  • Выводить показатели –  предусмотрено два режима вывода показателей. Если установлен флаг «В одной колонке», то показатели будут выведены в одной колонке (один под другим). Если установлен флаг «В разных колонках», то для каждого показателя, выводимого в отчете, будет предусмотрена отдельная колонка.


  • Выводить итоги по всем уровням –  в этом случае итоги будут выводиться по всем уровням группировки, независимо от смысла группировки. Так, например, если этот флаг не установлен, то количественные итоги по группам товаров подводиться не будут (не очень логично складывать разные товары с разными единицами измерения). Если же этот флаг установлен, то количественные итоги по группам товаров будут подводиться.  Это может быть удобно в том случае, если пользователь торгует однотипными товарами с одинаковыми единицами измерения.

Отбор данных в отчетах


В отчетах предусмотрено два вида отбора: быстрый отбор и расширенный отбор. Быстрый отбор осуществляется по  конкретному списку объектов, строго определенному для каждого вида отчета. Быстрый отбор включается по кнопке «Отбор» в главной панели управления отчетом.


Расширенный отбор позволяет расширить список объектов для отбора, он доступен на закладке «Отбор» в диалоговом окне «Настройки отчета».


Отборы взаимосвязаны между собой. Те значения, которые установлены в параметрах быстрого отбора, автоматически отображаются в расширенном отборе. Если отбор устанавливается в диалоговом окне настроек отчета, то установленные параметры автоматически появляются в быстром отборе.


Принцип установки отбора одинаков, как для быстрого, так и для расширенного отбора. В отчетах предусмотрено два варианта отбора данных: отбор конкретного значения или множественный отбор.


Отбор конкретного значения для каждого аналитического разреза устанавливает отбор по одному конкретному значению объекта (позиции номенклатуры, контрагента).


Множественный отбор позволяет определить для каждого аналитического разреза список элементов, по которым будет произведен отбор данных отчета. Таким образом, множественный отбор расширяет возможности настройки по сравнению с отбором конкретного значения.


Для отбора конкретного значения параметр «Тип сравнения» устанавливается «Равно».
При множественном отборе списка значений необходимо установить параметр «Тип сравнения» - «В списке».
В том случае, если параметр «Тип сравнения» установлен «Не равно» или «Не в списке», то будут отобраны все объекты, кроме указанных конкретных значений или значений, указанных в списке.


В случае отбора списка значений для подбора объектов открывается дополнительный диалог «Редактирование списка значений».  Подбор объектов в список значений осуществляется с помощью кнопки «Подбор».


Внимание. Существует особенность при подборе групп товаров, групп контрагентов, групп складов,
то есть при подборе объектов из иерархического списка. Для того, чтобы отобрались объекты иерархического списка (например, товары определенной группы) необходимо устанавливать «Тип сравнения»- «В списке по иерархии».


Конфигурация сама определяет тип сравнения и при подборе групп товаров или контрагентов этот тип сравнения будет установлен автоматически.


В том случае, если необходимо отобрать все товары, кроме тех, которые входят в указанную группу, то необходимо установить тип сравнения «Не в списке по иерархии».

Похожие материалы

Справочники

Документы

Отчеты

Обработки